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Unificación y Aglutinación
Unificación
El proceso de unificación de documentos permite que varios documentos puedan ser auto-ensobrados o ensobrados en un único objeto de franqueo con códigos de auditoria y CIF (Código de la empresa de correos para rastreo) individuales. Uno para cada objeto.
Las premisas básicas para a auditoria son, por ejemplo para boletas de cobranza:
- misma dirección del destinatario
- mismo nombre del que recibirá el valor
- misma dirección de devolución del objeto
De esta forma el software de unificación deberá identificar los documentos que poseen las mismas propiedades mencionadas anteriormente y componer los documentos personalizados colocando los códigos de auditoria y CIF correspondientes para cada conjunto homogéneo, a parte de las marcas el códigos de barras necesarias para el terminación de los documentos.
un “case” específico fue implementado para las estas boletas y el software tuvo que generar archivos para la impresión de documentos con las siguientes características a parte de las definidas anteriormente:
- documentos de una hoja para auto-ensobramento. Cada objeto de una hoja con su código de auditoria y CIF.
- documentos con mas de una hoja y hasta 4 hojas para auto-ensobramento en equipamiento Multiplex (Fabricante Laurenti). Este equipamiento acepta hasta 5 hojas, entretanto o usuario decidió y por motivos de calidad del objeto final, limitar a 4 hojas. Cada conjunto de 2, 3 o 4 hojas posee un código de auditoria y su propio CIF. Cada hoja del conjunto deberá contener los códigos de barras necesarios para que la Multiplex pueda identificar el conjunto homogéneo.
- documentos con mas de 4 hojas y hasta 25 hojas. Estos documentos serán ensobrados en equipamientos de inserción y en sobres A4 con ventanas. De la misma forma que los anteriores (de 2 hasta 4 hojas), cada conjunto deberá contener un código de barras para auditoria, el código CIF y las marcas ópticas o códigos de barras para la identificación de cada conjunto homogéneo.
Eventualmente y por motivos de contingencia de equipamientos de terminación, los documentos de 2 hasta 4 hojas podrán ser procesados en las insertadoras y en este caso los documentos deberán ser generados con las marcas o códigos para los dos tipos de equipamiento.
En este proceso de unificación es importante
resaltar que el software de unificación incluye también un formateador de documentos, pues la posición de los campos de
la dirección y códigos de auditoria, CIF y de terminación exigen una
reformatación de los mismos para adecuarlos al proceso de auto-ensobramento
y de inserción (ventanas de los sobres).
Experiencia De Sirius
A experiencia de Sirius en este proceso de
unificación fue pionera en Brasil debido al volumen de documentos y forma de procesar
los archivos de uno de los mayores bancos de Brasil. A continuación presentamos algunos detalles técnicos
de ese proyecto:
- los archivos recibidos en el centro de impresión ya estaban listos para
ser impresos en formato A4 sin considerar la unificación. El formato de los
archivos era Xerox LCDS.
- Sirius desarrolló una herramienta para el tratamiento de esos archivos,
unificando los documentos y generando archivos de salida para su
reformatación según la cantidad de hojas de cada objeto.
- La herramienta permitió también generar los archivos para los correos.
- Debido a la necesidad de reformatear los documentos, fue utilizado
el software Format
Printing System dando salida en el formato de impresión Xerox Metacode, AFP
e IPDS.
- Para aprobar, antes del comienzo de la producción, el Format permitió
generar archivos PDF.
- Con el objetivo de reducir todavía mas los costos de impresión y franqueo,
el cliente usó las soluciones de Sirius para transformar el formato original A4
en A5.
2 Aglutinación
Identificamos con este nombre el proceso de agrupar diversos objetos de franqueo e insertar en bolsas plásticas obteniendo un único y nuevo objeto de franqueo.
Las premisas básicas para a aglutinación podrán ser:
- misma dirección de destinatario dentro de un edificio o conjunto predial, por ejemplo, todas las cuentas de teléfono de todos los departamentos de un edificio.
- misma dirección de destinatarios, por ejemplo, dos cuentas de teléfono para la misma dirección de destino.
De esta forma el software de aglutinación deberá identificar todos los objetos ya terminados (sobres o auto-sobres) a través de códigos de barras para que el equipamiento de ensobrado pueda identificar todos los objetos que deberán ser aglutinados.
Como el equipamiento de aglutinación tiene receptáculos ("bin") donde deberán ser colocados los objetos, algunas restricciones deberán ser cumplidas, tales como:
- a espesura máxima del saco con todos los documentos no deberá ultrapasar los 15 mm que representa aproximadamente 10 sobres Nº. 10 (106 mm X 222 mm) con 1 o dos hojas dentro.
- El peso máximo de la bolsa no deberá superar el ½ kilo. Superior a ese peso deberá ser usado otro esquema para el franqueo tal como servicios de correo privado.
- nos "bins" deberán ser colocados:
- un receptáculo ("bin") para a hoja de rostro que va junto con los objetos
- otro para los objetos de 1 y 2 hojas
- un tercero para los objetos de 3 y 4 hojas
- y así sucesivamente.
El software deberá separar los documentos por grupos para la impresión y terminación en función del peso (cantidad de hojas) y generar un archivo que permita al equipamiento de ensobrado identificar a través de un código de barras, por ejemplo, el de auditoria, cuales son los documentos que deberán ser colocados en la misma bolsa plástica.
El archivo que deberá ser generado para el equipamiento de ensobrado no precisa contener códigos secuenciales, basta colocar el código de barras del objeto a ensobrar.
La necesidad de separar los objetos por la cantidad de hojas (de 1 y 2, de 3 y 4, etc.) y por los "bins" se debe al hecho de que cada "bin" tiene una ventana de pasaje que debe ser ajustada a la espesura del objeto.
Es importante resaltar que en este proceso de aglutinación el código CIF no podrá ser usado por los Correos para el rastreo de todos los documentos, por lo tanto el beneficio del FAC no podrá ser aprovechado.
Otro
punto débil de este proceso es con relación a la certeza de la entrega y
devolución del documento en el caso del destinatario ausente, fallecido,
etc., pues los objetos individuales e internos no son identificados por los
Correos para fines de rastreo.