|
Unificação e Aglutinação
Unificação
O processo de unificação de documentos permite que vários documentos possam ser auto-envelopados ou envelopados num único objeto de postagem com códigos de auditagem e CIF (Correios) individuais. Um para cada objeto.
As premissas básicas para a auditagem são, por exemplo, para boletos de cobrança:
- mesmo endereço do sacado (destinatário)
- mesmo nome do cedente
- mesmo endereço de devolução do objeto.
Desta forma o software de unificação deverá identificar os documentos que possuem as mesmas propriedades supracitadas e compor os documentos personalizados inserindo os códigos de auditagem e CIF correspondentes para cada conjunto homogêneo, além das marcas ou códigos de barras necessárias para o acabamento dos documentos.
Um “case” específico foi implementado para boletos e o software teve que gerar arquivos para a impressão de documentos com as seguintes características além das definidas anteriormente:
- documentos de uma folha para auto-envelopamento. Cada objeto de uma folha com seu código de auditagem e CIF.
- documentos com mais de uma folha e até 4 folhas para auto-envelopamento em equipamento Multiplex (Fabricante Laurenti). Este equipamento aceita até 5 folhas, entretanto o usuário decidiu e por motivos de qualidade do objeto final, limitar a 4 folhas. Cada conjunto de 2, 3 ou 4 folhas possui um código de auditagem e seu próprio CIF. Cada folha do conjunto deverá conter os códigos de barras necessários para que a Multiplex possa identificar o conjunto homogêneo.
- documentos com mais de 4 folhas e até 25 folhas. Estes documentos serão envelopados em equipamentos de inserção e em envelopes A4 com janelas. Da mesma forma que os anteriores (de 2 até 4 folhas), cada conjunto deverá conter um código de barras para auditagem, o código CIF e as marcas óticas ou códigos de barras para identificação de cada conjunto homogêneo.
Eventualmente e por motivos de contingência de equipamentos de acabamento, os documentos de 2 até 4 folhas poderão ser processados nas inseridoras e neste caso os documentos deverão ser gerados com as marcas ou códigos para os dois tipos de equipamento.
Neste processo de
unificação é importante assinalar que o software de unificação inclui também um formatador de documentos, pois a posição dos campos de
endereçamento e códigos de auditagem, CIF e de acabamento exigem uma reformatação dos
mesmos para adequá-los ao processo de auto-envelopamento e de inserção (janelas dos
envelopes).
Experiência da Sirius
A experiência da Sirius neste processo de unificação foi
pioneira no Brasil devido ao volume de documentos e forma de processar os arquivos de um
dos maiores bancos do Brasil. A seguir apresentamos alguns detalhes técnicos desse
projeto:
- Os arquivos recebidos no centro de impressão já estavam prontos para serem impressos
em formato A4 sem levar em conta a unificação. O padrão dos arquivos era Xerox LCDS.
- A Sirius desenvolveu uma ferramenta para o tratamento desses arquivos, unificando os
documentos e gerando arquivos de saída para sua reformatação conforme a quantidade de
folhas de cada objeto.
- A ferramenta permitiu também gerar os arquivos para os correios.
- Devido à necessidade de reformatar os documentos foi utilizado o Format
Printing System dando saída no formato de impressão Xerox Metacode, AFP e IPDS.
- Para aprovação antes do início da produção o Format permitiu a geração de PDF.
- No intuito de reduzir ainda mais os custos de impressão e postagem, o cliente usou as
soluções da Sirius para transformar o formato original A4 em A5.
Clique
aqui para baixar um folheto.
2 Aglutinação
Identificamos com este nome o processo de agrupamento de diversos objetos de postagem e sua inserção em sacos plásticos tornando o conjunto num único e novo objeto de postagem.
As premissas básicas para a aglutinação poderão ser:
- mesmo endereço de destinatário dentro de um prédio ou condomínio, por exemplo, todas as contas de telefone de todos os apartamentos de um prédio.
- mesmo endereço de destinatários, por exemplo, duas contas de telefone para o mesmo endereço de destino.
Desta forma o software de aglutinação deverá identificar todos os objetos já acabados (envelopes ou auto-envelopes) através de códigos de barras parta que o equipamento de ensacado possa identificar todos os objetos que deverão ser aglutinados.
Como o equipamento de aglutinação possui escaninhos onde deverão ser colocados os objetos, algumas restrições deverão ser atendidas, tais como:
- a espessura máxima do saco com todos os documentos não deverá ultrapassar os 15 mm que representa aproximadamente 10 envelopes Nº. 10 (106 mm X 222 mm) com 1 ou duas folhas dentro.
- o peso máximo do saco não deverá ultrapassar o ½ quilo. Além desse peso deverá ser usado outro esquema para a postagem tal como Sedex.
- nos escaninhos deverão ser colocados:
- um escaninho para a folha de rosto que vai junto com os objetos
- outro para os objetos de 1 e 2 folhas
- um terceiro para os objetos de 3 e 4 folhas
E assim sucessivamente.
O software deverá separar os documentos por grupos para impressão e acabamento em função do seu peso (quantidade de folhas) e gerar um arquivo que permita ao equipamento de ensacado identificar através de um código de barras, por exemplo, o de auditagem, quais documentos deverão ser colocados no mesmo saco plástico.
O arquivo que deverá ser gerado para o equipamento de ensacado não precisa conter códigos seqüências, basta colocar o código de barras do objeto a ensacar.
A necessidade de separar os objetos pela quantidade de folhas (de 1 e2, de 3 e 4, etc.) e por escaninhos é devido ao fato de que cada escaninho tem uma janela de passagem que deve ser ajustada à espessura do objeto.
É importante assinalar que neste processo de aglutinação o código CIF não poderá ser usado pelos Correios para o rastreamento de todos os documentos, portanto o beneficio do FAC não poderá ser aproveitado.
Outro ponto fraco deste processo é quanto à certeza da entrega e devolução do documento em caso de destinatário ausente, falecido, etc., pois os objetos individuais e internos não são identificados pelos Correios para fins de rastreamento.